PenaKu.ID — Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah (BKPSDMD) Pemerintah Daerah Kota Cimahi melalui Bidang Data, Kepangkatan dan Kesejahteraan, Upaya untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan akuntabel, dalam percepatan transformasi manajemen kinerja Organisasi, melakukan inovasi di bidang kepegawaian melalui aplikasi SISUKA (Sistem Informasi Surat Keputusan).
Diseminasi dan Publikasi aplikasi SISUKA dilaksanakan di Gedung Cimahi Technopark Kota Cimahi, Jumat (26/08).
Kepala BKPSDMD Drs, Herry Zainy, MM. mengungkapkan bahwa aplikasi SISUKA dirancang untuk mempermudah Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Pegawai Negeri Sipil (PNS) di lingkungan Pemerintah Kota Cimahi dalam melakukan usulan pembuatan Keputusan Wali Kota Cimahi.
Herry tidak memungkiri masih adanya kendala dalam prosedur pengusulan SK Wali Kota, seperti data kepegawaian yang belum terdigitalisasi dan belum up to date, proses koreksi dokumen Keputusan Wali Kota masih manual serta membutuhkan waktu yang cukup lama.
Dengan aplikasi Sistem Layanan e-Dokumen Kepegawaian (SILEDOK) data yang masuk tidak lagi berupa hard copy, namun data yang masuk harus diupload melalui SILEDOK.
Sementara itu berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2015 Tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah pada pasal 1 Angka 9 “Keputusan Kepala Daerah, Keputusan DPRD, Keputusan Pimpinan DPRD, dan Keputusan Badan Kehormatan DPRD adalah Penetapan yang bersifat konkrit, individual dan final ”
Dan sesuai Peraturan Wali Kota Cimahi Nomor 49 Tahun 2018 pasal 1 Angka 6 “ Keputusan Wali Kota adalah penetapan yang bersifat konkrit, individual dan final “, sehingga berdasarkan ketentuan tersebut sejak Tahun 2018 seluruh Dokumen Keputusan Wali Kota yang diproses di BKPSDMD Kota Cimahi merupakan surat keputusan yang berbentuk individual.
PNS Golongan Ruang III/d kebawah dimana Dokumen Keputusan Wali Kota terkait SK Kenaikan Pangkatnya merupakan kewenangan Wali Kota Cimahi untuk menandatanganinya, bukan merupakan SK Petikan, melainkan SK yang bersifat individual sehingga Dokumen Keputusan DWali Kota terkait SK Kenaikan Pangkat PNS Golongan Ruang III/d kebawah pada Pemerintah Kota Cimahi bukan merupakan SK yang berbentuk petikan melainkan SK nya berbentuk individual yang dapat terdiri dari 3 (tiga) atau 4 (empat) lembar yang langsung ditandatangani oleh Wali Kota.
Pengelola Kepegawaian di BKPSDMD
Berkenaan dengan kebijakan Surat Keputusan di bidang kepegawaian di Kota Cimahi yang bersifat individual, maka proses penyelesaian dokumen Surat Keputusan dilakukan dengan suatu tahapan dan waktu yang cukup panjang, yang dimulai dari membuat draft dokumen Surat Keputusan per individu PNS, yang dilakukan oleh pengelola Kepegawaian di BKPSDMD dilanjutkan dengan koreksi draft oleh 5 (lima) stakeholder secara bertahap, yang dimulai di Bagian Hukum Setda Kota Cimahi.
Kemudian di Sekpri Asisten Pemerintahan, selanjutnya di Sekpri Asisten Administrasi Umum, di Sekpri Sekda dan terakhir di Sekpri Wali Kota. Setelah proses koreksi selesai pada semua tahapan tersebut.
Proses selanjutnya draft dokumen Keputusan Wali Kota hasil koreksi tersebut dilakukan perbaikan oleh pengelola kepegawaian di BKPSDMD dan tahap selanjutnya dilakukan pencetakan dokumen Surat Keputusan oleh pengelola kepegawaian di BKPSDMD untuk selanjutnya dilakukan proses pemarafan dokumen Surat Keputusan yang dimulai oleh Kepala BKPSDMD, Kabag Hukum, Asisten Pemerintahan, Asisten Administrasi Umum, Sekretaris Daerah sebelum terakhir dilakukan penandatanganan oleh Wali Kota.
“Oleh karenanya dibutuhkan terobosan dan inovasi untuk mempercepat dan menyederhanakan proses penyelesaian Dokumen Keputusan Wali Kota. Terobonsan dan inovasi Aplikasi SISUKA digagas dan diinisiasi oleh Sdr. Isnendi, S.Sos., MM selaku Kepala Bidang Data, Kepangkatan dan Kesejahteraan Pegawai,” tutur Herry.
Untuk mewujudkan hal tersebut, BKPSDMD Kota Cimahi perlu melakukan pembenahan terutama di bidang database kepegawaian, “Kelengkapan data PNS untuk layanan kepegawaian akan didigitaliasi dalam bentuk PDF dan diperbaharui,” ungkap Hery.
Dengan adanya aplikasi SISUKA, proses koreksi dan pemarafan dokumen surat keputusan oleh stakeholder eksternal dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah karena dilakukan secara dalam jaringan (daring). Selain itu proses perjalanan pembuatan dokumen dapat dimonitoring melalui WhatsApp.
Untuk mendapatkan layanan kepegawaian melalui aplikasi SISUKA, PNS dapat mengunggah dokumen persyaratan di website SILEDOK. SKPD kemudian mengusulkan nama dan daftar nominatif di aplikasi SISUKA. BKPSDMD akan memverifikasi dokumen persyaratan PNS untuk diajukan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN). SK akan diproses setelah Pertimbangan Teknis (Pertek) BKN turun.
Setelah dilakukan koreksi draft SK secara online melalui aplikasi SISUKA, SK siap untuk dicetak dan ditandatangani Wali Kota.
Herry Zainy berharap melalui aplikasi SISUKA, proses penyusunan Dokumen Keputusan Wali Kota dapat dilakukan dengan lebih cepat, mudah dan terukur sehingga dapat mewujudkan transformasi manajemen kinerja Organisasi.
**Dws
